Melalui surat Dikti tertanggal 15 Juli 2008 perihal jadwal kunjungan (Site Visit) Reviewers proposal PHK berbasis Institusi proses seleksi tahun 2008 yang akan dilaksanakan pada tanggal 24-25 Juli 2008 di UCY. Site evaluation dilakukan oleh tim yang terdiri dari 3 orang, denagn tujuan untuk memvalidasi dan mengkomfirmasi informasi, dan data yang digunakan untuk menetapkan pertimbangan saat proses evaluasi dokumen proposal serta untuk melengkapi informasi yang dipandang belum terungkap secara jelas dalam dokumen proposal, sehingga pada akhirnya reviewer dapat melakukan penilaian secara objektif atas proposal yang sedang dievaluasi.
Persiapan telah dilakukan dengan melibatkan unit terkait, terdiri dari Bagian Keuangan (BK), Bagian Administrasi Umum dan Personalia (BAUP), Bagian Rumah Tangga dan Tata Lingkungan (BRTTL), Unit Penjaminan Mutu (UPM), dan unit-unit lain yang ada di lingkungan UCY. Serta dukungan dari segenap sivitas akademika UCY guna tercapainya memenangkan kompetisi secara nasional yang tentunya akan sangat berguna bagi perkembangan UCY dalam menuju cita-cita menjadi Universiats terkemuka.
Pelaksanaan site visit pada tanggal 25 Juli 2008, adalah sebagai berikut :
Tahap Pertama,
Pertemuan dengan tim monev-internal, sesi ini dimaksudkan untuk mengkonfirmasi hasil monitoring dan evaluasi internal oleh tim monev-in khususnya menyangkut hibah-hibah yang sebelumnya sudah dijalankan, mekanisme dan proses monev-in yang telah dilakukan dan yang direncanakan untuk hibah yang sedang diajukan.
Tahap Kedua,
Pertemuan dengan pimpinan UCY (Rektor, PR I, PR II, dan PR III), sesi ini dimaksudkan untuk mengkonfirmasi komitmen pimpinan dalam mendukung proposal/program pengembangan yang diajukan, menggali lebih jauh aspek yang kurang tergambarkan dalam proposal seperti aspek leadership dan komitmen pada good university governance, dll.
Tahap Ketiga,
Pertemuan dengan tim penyusun proposal dan tim yang direncanakan akan mengimplementasikan program (PiC), sesi ini dimaksudkan untuk mengkonfirmasi/mengklarifikasi hal-hal yang terdapat dalam proposal (dengan mengacu pada komentar yang telah dikirimkan) baik oleh reviewer maupun oleh tim penyususn proposal. Sesi ini juga dimaksudkan untuk melihat penguasaan tim atas substansi yang termuat dalam proposal. Dilanjutkan pengecekan data-data pendukung
Penutup,
Tim Reviewer menyampaikan kesan umum atas proses dan hasil evaluasi yang telah dilakukan, termasuk juga untuk berpamitan. Sesi ini dihadiri oleh pimpinan, tim penyusun proposal, dan representasi dari stakeholder internal yang relevan.
Tahap Penantian
Semoga Tuhan mengijinkan kami UCY, diberi kesempatan untuk lolos pada tahap berikutnya, semoga berhasil, Amin.
